Esercitazione Litorale 2013 (foto: Comune di Venezia)

''Litorale 2013'': la simulazione
vissuta dai comunicatori

Non solo l'efficacia dei soccorsi, ma anche la comunicazione in emergenza a cittadini e organi di stampa sono stati il fulcro dell'esercitazione di protezione civile "Litorale 2013": intervista a Enzo Bon, Capo Ufficio Stampa del Comune di Venezia, chiamato a simulare comunicati e info di possibili eventi calamitosi

L'Ufficio stampa del Comune di Venezia ha partecipato a pieno regime all'esercitazione di Protezione civile "Litorale 2013" che ha simulato in modo estremamente realistico diversi scenari emergenziali.
La comunicazione dell'emergenza, sempre più al centro dell'attenzione e di studio per l'importanza che ricopre in situazioni delicate come quelle della gestione dei flussi informativi durante una calamità, è fattore determinante sia per una corretta e capillare informazione alla cittadinanza e alle parti coinvolte sia per l'azione di prevenzione e di coinvolgimento consapevole che può efficacemente svolgere. Al fine di testare personale, procedure, mezzi per l'esercitazione "Litorale 2013" il sito Internet del Comune ha attivato i codici di comunicazione d'emergenza, incluso il "codice rosso" e  l'Ufficio Stampa ha emesso i comunicati alle liste di distribuzione come se la situazione fosse reale, adottando i criteri e gli stati della comunicazione d'emergenza ai cittadini.

Abbiamo chiesto al Dott. Enzo Bon (nella foto), Capo Ufficio Stampa del Comune di Venezia, di spiegarci l'andametno della simulazione dal punto di vista dei 'comunicatori', quali le procedure seguite e quali, in caso, le criticità emerse:

Enzo BON_capo Ufficio Stampa Comune VeneziaDott. Bon, come si è svolta l'esercitazione?
"La Protezione civile comunale ha simulato una serie di infausti eventi sul litorale di Pellestrina - San Pietro in Volta, noto per essere esposto a fenomeni meteorologici estremi e contemporaneamente difficile da raggiungere in quanto zona insulare distante alcuni chilometri da Venezia. Un incidente nautico, un nubifragio con allagamenti e crolli di tetti e alberi, un'alta marea eccezionale: tutte cose che sono davvero capitate, certamente non tutte assieme, ma che possono capitare ancora. Abbiamo voluto dunque testare sia l'aspetto operativo proprio dei volontari di PC, sia l'aspetto della comunicazione d'emergenza ai cittadini in caso di gravi calamità".

Come è stato organizzato il flusso delle notizie? Da chi vi pervenivano le informazioni? 
"Abbiamo fatto un lavoro di squadra, nel senso che alla prima chiamata di allertamento un giornalista del nostro ufficio stampa si è mosso da casa verso la centrale operativa comunale, mentre il responsabile dell'ufficio ha seguito sul campo le varie operazioni. Ci siamo suddivisi i compiti: dal COC arrivavano le informazioni ufficiali, che il collega ascoltava via radio e che venivano "certificate" dal funzionario presente in sala radio. Queste venivano immediatamente
"tradotte" in termini giornalistici e trasformate in un comunicato stampa e in una news inserita sul sito Internet comunale, che nel frattempo aveva adottato le procedure proprie della comunicazione d'emergenza, allertando il reperibile di turno. Io ho supportato, come detto, dal campo operativo il collega ma, visto che si trattava di un'esercitazione, ho usato i social media (FB e Twitter) per scrivere anche note di colore e raccontare ciò che avveniva nel "dietro le quinte", onde far capire meglio ai cittadini che si trattava di una esercitazione e non di una situazione reale di emergenza".

Per la comunicazione delle notizie destinate ai cittadini, vi siete rifatti a criteri precisi e codificati per la formulazione dei comunicati ? In tal caso, quali e chi li ha stabiliti?
"Abbiamo adottato il criterio della massima semplicità. Dopo anni di lavoro, abbiamo ormai imparato a rapportarci sia con i colleghi della stampa sia con i cittadini usando il classico schema delle 5W (chi, cosa, quando, dove e perché), semplificando molto e adottando un approccio linguistico che sia comprensibile a tutti. Sappiamo quanto sia difficile, in momenti di particolare stress psicologico dovuto a forti emozioni, essere chiari e, per i cittadini, capire bene quello che scriviamo. Ma, come dicevo, sono ormai sei anni che, a cadenze regolari, ci esercitiamo a queste procedure sperando che, se succederà qualcosa, sapremo fare tesoro di quanto appreso durante le esercitazioni".

Avete seguito una specifica formazione per la comunicazione dell'emergenza?
"No, ma siamo tutti giornalisti professionisti e abbiamo una certa esperienza, ormai pluridecennale, di uffici stampa e, alcuni di noi, anche di altri media. Certo che un corso sulla comunicazione d'emergenza sarebbe davvero ben gradito e utile, risorse finanziarie permettendo..."

Avete riscontrato criticità o procedure da correggere durante l'esercitazione?
"Certo, e molte: se un'esercitazione fosse perfetta, significherebbe che si sapeva già tutto prima. Le criticità sono tante: ad esempio sentiamo il bisogno di avere una comunicazione radio diretta con i posti di comando avanzato; dobbiamo avere la certezza sull'identità dell'autorità preposta alla comunicazione, che spesso non è così chiaramente definita; vorremmo che i colleghi giornalisti capissero che qualche comunicato in più che arriva alla loro email è per noi un momento di preziosa preparazione, e che non si lamentassero invece riguardo alle finte notizie che lanciamo; vorremmo avere a disposizione qualche migliaio di euro all'anno per comperare materiale che ci serve nei momenti d'emergenza (pc rugged, apparati radio, dotazioni personali quali impermeabili, stivali ecc.)".


E' stato chiaro a tutti che si trattava di una esercitazione o qualche cittadino ha creduto si trattasse di eventi realmente accaduti?
"Come sempre, pur adottando ogni precauzione informativa, qualche cittadino che chiama allarmato le centraline dei vari enti di soccorso c'è sempre. Nostro obiettivo primario, comunque, è diffondere al massimo le notizie sul sito istituzionale tramite il nostro protocollo operativo per le comunicazioni d'emergenza. Ormai i cittadini sanno che devono guardare www.comune.venezia.it per capire se sta succedendo qualcosa, e se non trovano nulla in situazioni d'emergenza, allora davvero ingorgano le centraline dei vigili del fuoco, della polizia locale ecc. di chiamate. Ora ci danno un prezioso aiuto anche i social network che rilanciano le news del sito, estendendo il target di utenza raggiunta dall'informazione".

Come vi siete organizzati per questa esercitazione ? Avete stabilito turni di lavoro o siete stati precettati h 24?
"Ormai da più anni ufficio stampa e sito internet hanno la reperibilità h24. Il protocollo operativo parte con l'allerta dato al responsabile del servizio da parte della Centrale operativa della Polizia locale; a sua volta questo allerta i vari reperibili. Entro pochi minuti riusciamo ad essere operativi grazie a sistemi Internet Mobile. Questo, ad esempio, succede puntualmente durante le alte maree che superano i 110 cm. (mediamente più di qualche volta all'anno): il reperibile segue da casa la situazione mareale ma se la l'acqua alta diventa eccezionale è anche prevista la presenza nella sala operativa del Centro Maree di un giornalista che provvederà a diramare tutte le informazioni alla cittadinanza".

Come si gestisce lo scambio di informazioni nel "cambio turno"?
"Prevediamo sempre un cambio turno con scavalco di qualche ora, in modo che chi arriva abbia una compresenza lunga con chi lo ha preceduto. Ma poi l'adrenalina è alta: è difficile, a meno di situazioni che comportano attività di più giorni, lasciare la sede operativa quando si finisce il turno..."


Tirando le somme, cosa è emerso da questa simulazione?
"Che siamo contenti di operare in questo modo, cercando cioè di comportarci come se la situazione emergenziale fosse reale, anche se a qualcuno può sembrare eccessivo o, addirittura, un gioco. Il classico "estote parati" (siate pronti) deve essere un motto valido anche per chi fa informazione, se si vuole davvero essere pronti quando, speriamo mai, ve ne sarà il bisogno. Abbiamo avuto anche conferma che il sistema della comunicazione d'emergenza via internet, con i tre codici di allertamento (verde, giallo, rosso) visibili dalla home page del sito istituzionale grazie a un complesso programma informatico che modifica ogni pagina per evidenziare l'emergenza in corso, funziona egregiamente. Questa certezza ci arriva dagli apprezzamenti dei cittadini che, in situazioni di emergenza, reali, simulate o percepite, affollano il sito con numeri da capogiro. Insomma, possiamo migliorare, e anche molto, ma abbiamo fatto già parecchia strada. E siamo contenti di ciò". 



intervista di: Patrizia Calzolari