Allerta meteo e coronavirus: cos'è cambiato con l'emergenza sanitaria

Alcuni dei dirigenti e responsabili dei Centri Funzionali raccontano al nostro giornale cos’è cambiato con l’arrivo dell’emergenza sanitaria e cosa potrà cambiare in futuro alla luce di quella che per molti è stata una nuova sperimentazione

L’emissione di allerte meteo e bollettini ai tempi del coronavirus è un insieme di procedure in versione smart. Nel corso delle scorse settimane tutte le Arpa del territorio si sono cucite addosso una nuova quotidianità fatta di tante telefonate, nuovi software e pochissimo contatto umano. Abbiamo deciso di intervistare alcuni dei dirigenti e responsabili dei Centri Funzionali che si occupano della previsione ai fini di Protezione Civile per farci raccontare cos’è cambiato con l’arrivo dell’emergenza sanitaria e cosa potrà cambiare in futuro alla luce di quella che per molti è stata una nuova sperimentazione.

Emissione di allerte meteo e coronavirus, cosa è cambiato in queste settimane?
Renata Pelosini, Responsabile Servizio Meteorologico Regionale Arpa Piemonte: “Per noi è importante continuare ad emettere tutti i prodotti. Svolgiamo quasi tutte le attività che facevamo prima, sicuramente tutte quelle relative al sistema di allertamento. Ovviamente facciamo meno prodotti a scopo turistico che sono stati momentaneamente sospesi, così come sono stati ridotti i collegamenti con la televisione. Però è importante mantenere la ‘barra dritta’: sia per l’esterno, ma anche per le persone che lavorano”. 
Francesca Giannoni, Dirigente del Centro Meteo-Idrologico Arpal: “Noi come Agenzia, da inizio emergenza, ancora prima che ci fosse il lockdown totale abbiamo iniziato il processo per lavorare in smart working al quale il Centro Meteo ha massicciamente aderito.
Nicola Berni, Responsabile di Sezione del Centro Funzionale della Regione Umbria: “Noi abbiamo un’organizzazione particolare legata all’assetto organizzativo del Centro Funzionale della Regione Umbria che ci vede all’interno di una struttura organizzativa con un responsabile di sezione e tre macro settori di Protezione Civile, che sono: Centro Funzionale Multirischio, Sala Operativa di Protezione Civile e Pianificazione di Protezione Civile, per un totale di una ventina di persone. Siamo stati coinvolti tutti nell’emergenza Covid-19 su due funzioni di supporto: quella di coordinamento sala e quella di funzione tecnica e pianificazione”.
Eugenio Filice, Responsabile del Centro Funzionale Arpacal: “In seguito all'emanazione dello stato di emergenza abbiamo modificato la nostra configurazione, che però già prevedeva l’uso dello smart working, modalità che avevamo introdotto più di un anno fa per garantire il monitoraggio visto che la sala operativa è composta solo da 8 persone”. 
Sandro Nanni, Dirigente Responsabile di Servizio Sala operativa e Centro Funzionale Arpae: “Noi a partire dal 4 marzo abbiamo iniziato a fare i briefing in videoconferenza. Sia per presentare la parte meteo che è di competenza stretta del Centro Funzionale, sia per discutere con il resto del tavolo e arrivare poi a definire se emettere un bollettino o un’allerta. In più da quando le misure sono diventate più stringenti, il personale prepara la parte meteo per l’allerta in smart working”.

Qual è al momento la vostra organizzazione? 
Renata Pelosini: “Non abbiamo modificato le turnazioni come orario, abbiamo però modificato la presenza in sala, che solitamente prevede più di una persona contemporaneamente. Siamo aperti dalle 8 alle 20, abbiamo un tecnico di sala che è sempre presente, due meteo alla mattina e uno al pomeriggio e un responsabile di sala che definisce il bollettino di allerta, che coordina le varie attività e si assume le responsabilità. Ora viene assicurata la presenza in sala del meteo del primo turno, che viene affiancato da una seconda persona che lavora in smart e anche il meteo del pomeriggio garantisce il supporto da remoto. Inoltre in ufficio c’è un responsabile che coordina le attività, un aspetto che ora è ancora più importante del solito. Anche i tecnici di sala, che presidiano tutto, lavorano in smart. Abbiamo ridotto la presenza in ufficio, ma questa modalità funziona”.
Francesca Giannoni: “Facciamo previsione ed emanazione dei prodotti, come il bollettino di vigilanza, da remoto tutti i giorni. Abbiamo però settato delle soglie: se il quadro previsionale diventa più complicato tale per cui la valutazione necessiti della massima accuratezza, si passa al regime ‘ordinario’. E’ successo due settimane fa, quando è stata emanata un’allerta gialla per neve. Il previsore si è recato in ufficio e l’emissione dell’allerta è avvenuta tramite procedure ordinarie”. 
Nicola Berni: “Non ci è stato concesso lo smart working, ma lavoriamo in totale sicurezza grazie a una serie di misure che sono state messe in atto come il controllo della temperatura, la fornitura di mascherine, la pulizia costante delle zone comuni, il gel per le mani e distanza interpersonale. A inizio emergenza siamo stati quindi divisi in due squadre distinte che non si incontrano mai: una che lavora al mattino e una che lavora al pomeriggio con orari 8-20, inoltre come Centro Funzionale chi presiede la funzione tecnica, tra le varie attività legate all’emergenza Covid, svolge anche le attività di Centro Funzionale, garantendo come sempre anche la reperibilità notturna”.
Eugenio Filice: “Prima del coronavirus, in sala operativa c’erano 2-3 funzionari, ora ovviamente è tutto cambiato. Se ci troviamo in ‘verde’ o in ‘giallo’ rimane un solo funzionario dalle 8 alle 17 tutti i giorni dell’anno, mentre chi è di notte lavora in smart working. In arancione e rosso, come è successo due settimane fa, si va in sala operativa mantenendo la distanza di sicurezza. Tutte le attività del Centro Funzionale sono comunque garantite”.
Sandro Nanni: “Abbiamo tutti un collegamento da casa e utilizziamo la piattaforma Lifesize per fare la videoconferenza”.

Eravate pronti a una gestione lavorativa più smart o avete dovuto creare nuove modalità lavorative da zero?
Renata Pelosini: “Non avevamo l’abitudine a lavorare da casa, ma sia dal punto di vista tecnologico sia dal punto di vista dei prodotti, possiamo dire che sta funzionando tutto abbastanza bene. Sicuramente 10 anni fa sarebbe stato diverso, la tecnologia ci ha aiutati molto. Non sono state fatte azioni particolari, anche se l’azienda ha fornito comunque degli accessi attraverso VPN e a software. Individualmente c’era già una buona predisposizione”.
Francesca Giannoni: “L’attività previsionale solitamente era svolta dall’ufficio, ma il controllo delle corse serali della modellistica e la domenica veniva già fatta da remoto. Siamo inoltre una delle poche regioni che ha in procedura la validazione della previsione ed eventualmente l’aggiornamento dello stato di allerta e i controlli per la validazione della previsione serale venivano già svolti da remoto. La macchina era già pronta per lavorare così, anche se non avevamo mai emesso un bollettino o un’allerta in modalità smart”.
Nicola Berni: “Ci siamo trovati ad affrontare giorno per giorno le novità legate a questa emergenza, che è molto diversa da alluvioni o terremoti, con un aggiustamento continuo. In Umbria fortunatamente i casi ora sono sotto controllo e quindi da poco più di una settimana abbiamo iniziato ad entrare nello standard mettendo a regime le attività e le cose da fare, anche dal punto di vista organizzativo. E’ stata una bella sfida e per fortuna le condizioni meteo sono state dalla nostra parte”.
Eugenio Filice: “Noi eravamo pronti quindi è stato semplice. Il nostro Direttore Generale quando è partita l’emergenza Covid-19 ha inviato una comunicazione a Borrelli e alla Conferenza delle regioni e province autonome spiegando come funzionava il nostro progetto smart working e per dire alle altre regioni che questa modalità era effettivamente fattibile. Il progetto è piaciuto molto”.
Sandro Nanni: “No non eravamo pronti. Prima dell’emergenza c’erano solo alcune persone che facevano telelavoro, ma Arpae non aveva ancora cominciato lo smart working, anche se era un’ipotesi che si stava prendendo in esame per questo 2020”. 

Per quanto riguarda la comunicazione interna, quali sono usati i canali che utilizzate maggiormente? 
Renata Pelosini: “Noi internamente usiamo Tins, il software che l’azienda ha scelto per lavorare. Lo usiamo sia per chat sia per fare briefing. Usiamo whatsapp, le mail e il telefono perché parlarsi serve sempre. Per le relazioni con l’esterno usiamo invece Webex: noi logisticamente siamo lontani dalla Protezione Civile, quindi siamo comunque abituati a lavorare con loro in videoconferenza”.
Francesca Giannoni: “Io ho 34 persone attualmente in smart working da gestire: abbiamo una chat unica per il passaggio di notizie immediate, anche se ovviamente non è il canale ufficiale. Le comunicazioni ufficiali vanno tutte via mail. Per ogni settore si organizzano un paio di Skype a gruppi alla settimana, così da tenere sotto controllo le varie attività e Skype call tematiche per parlare con le singole persone, come se fossimo in ufficio. L’operatività, anche nelle attività extra-previsionali, non è stata minata, anzi”.
Nicola Berni: “In realtà le unità di persone che fanno il briefing giornaliero sono in numero limitato e qui abbiamo stanze grandi e mantenendo la distanza interpersonale è possibile farlo di persona. Per le altre comunicazioni usiamo il telefono, le mail, whatsapp o uno degli innumerevoli canali di videoconferenza come Skype o Lifesize”.
Eugenio Filice: “Noi abbiamo adottato diversi canali: le mail per le comunicazioni ufficiali e il gruppo whatsapp per le comunicazioni veloci. Abbiamo però istituito una sala decisione virtuale con una room sempre attiva per poter fare le videoconferenze.”
Sandro Nanni: “Sicuramente i canali che utilizziamo più spesso sono whatsapp e le mail. Se invece dobbiamo fare delle videoconferenze usiamo Google Meet.”

In fase di discussione di un’allerta, il coronavirus incide nelle valutazioni? In che modo? 
Renata Pelosini: “Recentemente non ci sono stati episodi significativi, ma comunque manteniamo un rapporto costante con la Protezione Civile e forniamo loro alcune informazioni specifiche quando ci viene richiesto. In caso di eventi sicuramente ci saranno aspetti di cui tener conto, anche se i parametri dell’allerta ovviamente rimarranno gli stessi”.
Francesca Giannoni: “Fortunatamente sono state tre settimane tranquille, ma la nostra è una valutazione puramente tecnica. E’ evidente che in questa situazione serve comunque un confronto con la Protezione Civile regionale, che possiede informazioni di maggior dettaglio sullo stato del territorio”.
Nicola Berni: “Sì certo, così come incideva durante l’emergenza del sisma nel Centro Italia. Degli accorgimenti vengono presi soprattutto in presenza di vento forte o temporali, ma in questo caso in Umbria i triage sono soprattutto con container, quindi grossi problemi non dovrebbero esserci”. 
Eugenio Filice: “Sì, cerchiamo di avere un occhio di riguardo soprattutto per la parte meteo. Nelle scorse settimane abbiamo tenuto conto delle allerte meteo per vento e per neve che ci sono state in quanto abbiamo avuto problemi in diversi ospedali della Calabria inerenti alle tende di triage”. 
Sandro Nanni: “Sì, ad esempio abbiamo emanato un’allerta per neve che era al limite della soglia gialla, ma è stato comunque valutato di emetterla dicendo che c’erano valori che lambivano la soglia, proprio per tenere conto anche di queste situazioni sul territorio”.

Com’è stata gestita la fase di evento in queste settimane? Avete riscontrato delle difficoltà? 
Renata Pelosini: “Siamo stati fortunati da questo punto di vista, la situazione è stata tranquilla in questo periodo. Particolari difficoltà non ce ne sono state, soffriamo solo il fatto di non poterci parlare faccia a faccia”.
Francesca Giannoni: “Siamo soddisfatti della gestione. Fino a questo momento non abbiamo riscontrato nessuna difficoltà, i bollettini sono usciti regolarmente. Inoltre noi, come Liguria, abbiamo anche il cantiere del Ponte Morandi e i lavori di ricostruzione stanno andando avanti, la settimana scorsa ad esempio c’è stato un varo degli impalcati più lunghi. Noi in queste occasioni forniamo un bollettino, soprattutto per quanto riguarda il vento che per il montaggio è un aspetto fondamentale. E la settimana scorsa abbiamo fatto il primo ‘smart bollettino’ per il Morandi”.
Nicola Berni: “Non abbiamo avuto grosse criticità anche perché il tempo è stato dalla nostra parte. Abbiamo solo verificato con i volontari che le tende installate fossero ben ancorate e presidiate quando abbiamo previsto venti sostenuti”. 
Eugenio Filice: “No, perché eravamo già pronti a questa modalità di lavoro, eravamo abbastanza rodati. Abbiamo però previsto una procedura apposita per l’eventuale attivazione dei CCS (Centro Coordinamento Soccorso) in cui venga richiesta anche la nostra presenza come Centro Funzionale, ma ancora non è stata ancora ufficialmente deliberata”.
Sandro Nanni: “Fortunatamente non ci sono stati eventi, tranne qualche allerta per neve, vento e rischio costiero che non danno però luogo a dei monitoraggi. Se nelle prossime settimane ci saranno delle eventuali piene dei fiumi, a partire dalla criticità arancione prevediamo che la gestione da casa diventi difficoltosa. Ci recheremo quindi in ufficio lavorando in totale sicurezza”.

Pensa che questo ‘nuovo’ modo di lavorare possa tornare utile in futuro quando tutto tornerà alla normalità? Ci sono degli aspetti che possono rendere il lavoro più semplice anche nella quotidianità?
Renata Pelosini: “Credo di sì, non tanto per la parte operativa di decisione di bollettino di allerta, ma ci sono altre attività più di back office che ruotano attorno al Centro Funzionale che potrebbero essere portate avanti in remoto: il controllo di dati, i prodotti climatologici, di analisi, la modellistica. Sono convinta che sarebbe utile avere a disposizione ogni anno un tot di giornate per lavorare da casa come ad esempio in caso di alluvione (ovviamente tranne meteo e idrologi), oppure in caso di valore alto del PM10”.
Francesca Giannoni: “Il sistema sta rispondendo molto bene, ma per quanto riguarda la parte di emissione dei bollettini sono dell’idea che sia meglio svolgerla dall’ufficio. In ordinario invece, lo smart working è sicuramente una buona soluzione”.
Nicola Berni: “Sicuramente sì! Noi, anche se non formalmente, abbiamo sperimentato lo smart working da sempre essendo il nostro un Centro Funzionale piuttosto piccolo. In tutti i momenti di passaggio da un evento che non è significativo a uno che lo è l’assetto organizzativo cambia: ad esempio noi con codice arancione attiviamo h24 l’ufficio, ma dal 2007 ci siamo comunque dotati di strumenti di lavoro da remoto efficaci. Secondo me dallo smart working possiamo trarre solo dei vantaggi, inoltre il nostro lavoro si presta bene a questa modalità visto che facciamo un monitoraggio strumentale di supporto alle decisioni, diverso è invece il presidio idraulico che necessita di una presenza sul posto per poter lavorare. La vedo come una grande opportunità per rendere sostenibile il lavoro faticoso del Centro Funzionale, non ci resta che migliorarlo dal punto di vista logistico”.
Eugenio Filice: “Vista l'esiguità delle risorse umane del Centro Funzionale della Calabria, senza smart working garantire un monitoraggio costante h24 è impossibile, quindi lo smart working si rivela essenziale: con o senza coronavirus.  Per noi questo metodo lavorativo è una conferma che abbiamo intrapreso la strada giusta”.
Sandro Nanni: “Sicuramente questo modo di lavorare ha prodotto una semplificazione e le attività di routine si riescono a gestire bene in remoto, così come tutte le attività che non richiedono una tempistica molto stretta. È invece più complessa tutta la parte che richiede una condivisione di decisioni e informazioni, come quella di evento e per la quale una gestione in smart working sarebbe complicata”.

Giulia Gagliano