Responsabili "a tempo determinato" e Protezione Civile: cosa può cambiare?

La responsabilità in Protezione Civile è un tema che divide le opinioni. Regola, azienda esperta di tecnologia per la gestione di crisi, ne parla con Gianfranco Messina, disaster manager e pianificatore di Protezione Civile

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La responsabilità in Protezione Civile è un tema che divide le opinioni e su cui i grandi media trovano un terreno fertile per sensazionalismi e notizie da prima pagina. È fuori discussione che le responsabilità debbano essere mantenute tanto nelle attività ordinarie quanto in caso di imprevisti, ma come si può conciliare tutto questo con i turni di reperibilità, il coinvolgimento dei volontari, i tempi di risposta impliciti nel tipo di azioni necessarie?

La questione è seria e va affrontata in modo multidisciplinare, per questo Regola, azienda esperta di tecnologia per la gestione di crisi, ha deciso di parlarne con Gianfranco Messina, disaster manager e pianificatore di Protezione Civile.

Come mai “responsabilità” e “reperibilità” sono temi tanto importanti?
Perché siamo diventati consapevoli che nella Protezione Civile non basta “rispondere” a un evento, ma contano molto il modo e i tempi della risposta, e che solo una responsabilità diffusa e continuativa può garantire efficacia e tempismo in qualsiasi momento.
La pandemia ci ha aiutato, è stata come uno scossone che ci ha risvegliati dalle vecchie cattive abitudini. Ci ha dimostrato che la tecnologia può essere usata meglio e che tempi e distanze possono essere davvero accorciati grazie all’azione remota. Finita l’era delle organizzazioni pesanti e macchinose, non è più necessario aspettare di essere tutti intorno a un tavolo per iniziare ad agire. Grazie alla pandemia, “subito e ovunque” è diventato un obiettivo finalmente raggiungibile da tutti, tanto dalle grandi organizzazioni quanto dai piccoli Comuni. I mezzi ci sono, esistono software adatti e sono facilissimi da adottare.
Tutto ciò ha costretto a ripensare il modo di intendere la reperibilità, anch’essa cambiata per via di ciò che sta capitando nel mondo. Si è capito che essere reperibile non vuol più dire che sono disponibile in qualsiasi momento a vestirmi, andare sul posto e iniziare a lavorare. Oggi essere reperibili vuol dire poter dare una propria risposta immediata anche da distante, secondo le proprie competenze, e contribuire così a far partire rapidamente la macchina dei soccorsi o una qualsiasi azione di risposta di Protezione Civile.

Quali sono le sfide da vincere per far fruttare questo cambiamento? 
Nel mio lavoro di pianificatore mi trovo spesso a far presente che le emergenze non hanno orari e che di solito capitano proprio quando il turno di lavoro finisce. Non è una questione di sfortuna, è ovvio che vada così perché ci sono 168 ore nella settimana ma solo 35-40 sono ore lavorative, quindi ci ritroviamo con 40 ore di pronta risposta contro 130 ore in cui bisogna fare i conti con reperibilità, turni, distanze. È evidente che occorre poter muovere bene la macchina organizzativa anche fuori orario e questo vale tanto per i grandi quanto per i piccoli eventi.
Oggi un Sindaco non può più permettersi di essere “responsabile a tempo determinato”, ovvero di potersi ritenere molto responsabile e informato alle 10 del lunedì, quando tutta la macchina decisionale e operativa è in funzione, e diventare poco o per nulla responsabile alle 17 del venerdì, quando è più difficile far muovere volontari, reperibili, tecnici e funzionari. Perché, come abbiamo detto, l’emergenza capiterà probabilmente venerdì alle 20, o martedì a mezzanotte, o domenica mattina alle 7.
Per superare questo problema si deve passare a strumenti di risposta immediati in grado di operare anche a distanza e anche quando le persone stanno facendo tutt’altro.

… ed è qui che entrano in gioco Sale Operative virtuali e tutto ciò che la tecnologia rende possibile?
Esattamente! La soluzione oggi è lavorare con Sale Operative virtuali, che permettono di creare tavoli di lavoro da remoto, subito attivi anche prima che le persone raggiungano fisicamente i COC. Si può fare tantissimo tramite i dispositivi mobili e oggi è facile attivare le tante connessioni che animano l’azione di Protezione Civile persino dal proprio smartphone personale.

La nostra piattaforma di comunicazione e allerta nowtice è pensata per questo scopo…
So che nowtice sta prendendo sempre più piede nei Comuni italiani, anche perché con questo tipo di strumenti un Sindaco può attivare la catena di comando anche da casa, anche mentre è impegnato lontano dal Comune - pensiamo alle tante attività che un Sindaco svolge e che lo tengono lontano dal territorio. Ma pensiamo anche ai Sindaci dei piccoli Comuni, che magari alternano le funzioni di Protezione Civile a un’altra attività lavorativa.
E non bisogna dimenticare i tecnici e tutte le figure che hanno la competenza per organizzare e attivare squadre di intervento. Se prima bisognava aspettare che queste persone raggiungessero il tavolo operativo, oggi loro stesse possono usare piattaforme informatiche per allertare le proprie squadre, per gestire l’azione dei propri contatti ancora prima di mettersi in viaggio e di giungere sul posto.
Se si usa uno strumento di allertamento predisposto per piani predefiniti e che permette di progettare catene di escalation personalizzate sul proprio organico si riesce davvero ad accorciare la finestra temporale di azione. E meno tempo vuol dire meno problemi, meno acqua che esonda, meno terreno che frana… in una parola, meno peso sulle responsabilità.



In effetti la responsabilità è uno degli elementi chiave per cui i nostri clienti ci contattano e ciò vale anche per altre tecnologie, pensiamo a FlagMii EML che con la diretta video rende più sicura la scelta delle azioni da compiere. Ma la tecnologia è una cura sufficiente?
La tecnologia non è la cura, ma il mezzo che permette di applicare la cura.
La cura alle due grandi ferite della Protezione Civile – responsabilità e reperibilità – consiste nell’avere uffici dedicati e attivi tutti i giorni in ogni orario, veri centri di decisione e azione che siano ben identificabili e che non si limitino a una dicitura affissa sopra a una porta sempre chiusa. Ma con la tecnologia questo può essere fatto senza stravolgere il carico di lavoro e senza intaccare la burocrazia che regola i rapporti tra le persone e i loro incarichi. E non è poco.
Se si adotta un software moderno di allertamento e di comunicazione capillare si possono inviare documenti, organizzare piani di risposta, gestire priorità, attivare catene decisionali secondo livelli di responsabilità crescente… e si possono mettere in comunicazione Enti con Enti, funzionari con operativi, tecnici con squadre di intervento.
Non è più qualcosa su cui fantasticare, è tecnologia che si sta diffondendo perché i costi sono assolutamente sostenibili e, soprattutto, modulabili per il piccolo e per il grande Ente.
E poi l’enorme vantaggio di uno strumento digitale è quello di essere flessibile. Ti serve quando devi gestire le piccole azioni quotidiane, quando devi avvisare che le scuole restano chiuse o che una strada non sarà percorribile, ma poi la stessa piattaforma ti dà tutto ciò che occorre quando succede il grande evento grave, quando tutto il sistema viene messo alla prova.
In questo senso sì, si può anche dire che la tecnologia è la cura che serviva e quella su cui scommettere.

Arch. Gianfranco Messina - Disaster Manager e pianificatore di Protezione Civile, supporta gli Enti locali nell'organizzazione e nella predisposizione dei piani di intervento (LinkedIn).